Xử lý điện thoại trong khách sạn.

Xử lý điện thoại trong khách sạn nên được thực hiện rất chính xác. Điều này là do một khách sạn nhận được một số lượng lớn các cuộc điện thoại mỗi ngày vì nhiều lý do khác nhau và khách sạn cũng gọi điện thoại cho các tổ chức khác vì nhiều lý do. Trong một cuộc gọi điện thoại, chúng ta chỉ có thể nghe thấy âm thanh. Do đó, hình ảnh phải được tạo ra với các từ và ngôn ngữ và thông tin phù hợp. Cuộc điện thoại thường tạo cho khách ấn tượng đầu tiên về khách sạn. Người trả lời điện thoại phải đưa ra câu trả lời chính xác nhất và lấy thông tin chính xác.

Nhóm của chúng tôi đã sử dụng một công cụ dịch AI để dịch bài viết này. Chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ lỗi nào về ngữ pháp hoặc cú pháp có thể đã xảy ra. Bạn có thể truy cập nội dung gốc bằng cách nhấp vào liên kết được cung cấp. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ điểm không chính xác nào trong bản dịch của chúng tôi, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi. Chúng tôi cũng hoan nghênh mọi suy nghĩ hoặc hiểu biết bổ sung về bài viết hoặc chủ đề của nó.

Một khách sạn thường nhận được các cuộc gọi liên quan đến đặt phòng. Đó là cơ hội để bán khách sạn. Nếu họ trả lời điện thoại chính xác, khách sạn có thể kinh doanh nhiều hơn. Ngoài ra, cũng có thể cung cấp dịch vụ tốt cho những người gọi điện thoại và xây dựng hình ảnh của khách sạn trong tâm trí họ. Đó cũng là điều cần thiết để củng cố thương hiệu của khách sạn.

Nếu khách được cung cấp thông tin chính xác và dịch vụ tốt qua điện thoại, họ có nhiều khả năng ở lại khách sạn lâu hơn. Nhưng tất cả những cơn mưa này đều trở nên bất lợi vì việc xử lý điện thoại không được thực hiện chính xác. Do đó, bài viết này giải thích cách sử dụng điện thoại đúng cách trong khách sạn.

Xử lý điện thoại trong khách sạn.

Các cuộc điện thoại trong khách sạn chủ yếu có thể được chia thành hai phần. Đó là cuộc gọi bên ngoài và cuộc gọi nội bộ.

Cuộc gọi bên ngoài là gì?

Cuộc gọi bên ngoài là những cuộc điện thoại từ bên ngoài khách sạn. Ví dụ: các cuộc gọi của khách muốn biết thông tin chi tiết hoặc đặt phòng khách sạn thông qua một số tổ chức. Chúng còn được gọi là cuộc gọi đi trong một số khách sạn.

Cuộc gọi nội bộ là gì?

Cuộc gọi nội bộ là cuộc nói chuyện qua điện thoại diễn ra bên trong khách sạn. Ví dụ, khách trong nhà có thể đàm thoại qua điện thoại giữa lễ tân và các bộ phận. Do đó, cuộc gọi nội bộ còn được gọi là cuộc gọi đến.

Các cuộc gọi bên ngoài chủ yếu được trả lời bởi nhà điều hành điện thoại, nhà điều hành tổng đài hoặc lễ tân của khách sạn. Các cuộc gọi nội bộ được trả lời bởi các thành viên của bộ phận.

Cả hai loại cuộc gọi này đều quan trọng hơn để liên lạc với khách sạn.

Nghi thức điện thoại khách sạn.

Trước khi trả lời một cuộc điện thoại, bạn nên chuẩn bị kỹ càng. Trước khi bắt đầu ca làm việc, hãy kiểm tra bảng thông tin và sổ theo dõi xem có thông tin gì đặc biệt không. Lý do là nếu khách sạn có một vị khách đặc biệt hoặc một chức năng đặc biệt, họ có thể nhận được các cuộc điện thoại. Trả lời các cuộc gọi với tư cách là một nhà điều hành điện thoại, nhà điều hành tổng đài hoặc nhân viên lễ tân là điều bắt buộc và hãy luôn mang theo một cuốn sổ bên mình. Nó cho phép bạn ghi lại những điểm quan trọng của cuộc trò chuyện qua điện thoại. Ví dụ: chi tiết đặt phòng, số điện thoại của khách hoặc tin nhắn.

Làm thế nào để trả lời các cuộc gọi bên ngoài?

Đầu tiên, bạn nên chào người gọi. Đối với điều đó, một lời chào có thể được sử dụng dựa trên thời gian trong ngày. Ví dụ: chào buổi sáng, chào buổi chiều, chào buổi tối.

Thứ hai, nêu tên của khách sạn. Điều này xác nhận vị trí của cuộc gọi điện thoại mà khách nhận được.

Thứ ba nêu tên của bạn (một số khách sạn không nêu tên của nhà điều hành điện thoại).

Thứ tư nêu cách bạn nên hỗ trợ anh ấy / cô ấy.

Dựa trên những điều trên, chúng ta hãy xem xét cách nhân viên trực điện thoại tại Khách sạn ABC trả lời cuộc gọi bên ngoài.

Chào buổi sáng, Đây là Khách sạn ABC (Cảm ơn bạn đã gọi cho Khách sạn ABC). John Đang phát biểu, Tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào?

Sau khi trả lời câu hỏi này, cuộc trò chuyện nên được tiếp tục với người thực hiện cuộc gọi.

Làm thế nào để trả lời các cuộc gọi nội bộ?

Như trước đây, bạn nên chào người gọi. (Bạn có thể dùng chào buổi sáng, chào buổi chiều, chào buổi tối).

Thứ hai, nêu tên của bộ phận. Điều này xác nhận vị trí của cuộc gọi điện thoại mà khách nhận được.

Thứ ba nêu tên của bạn

Thứ tư, hãy nói bạn nên hỗ trợ anh ấy/cô ấy như thế nào.

Dựa vào những điều trên, chúng ta hãy xem nhân viên lễ tân khách sạn trả lời cuộc gọi nội bộ như thế nào.

Chào buổi sáng, Cảm ơn bạn đã gọi tiếp tân. John Đang phát biểu, Tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào?

Sau khi trả lời điện thoại chính xác, lễ tân phải cung cấp thông tin chính xác cho người gọi.

Làm thế nào để chuyển cuộc gọi?

Đầu tiên, hãy trả lời điện thoại một cách chính xác. Sau đó, lấy tên của người gọi và công ty hoặc các chi tiết khác nếu cần.

Làm rõ cuộc điện thoại nên được chuyển đến bộ phận hoặc phòng nào.

Đặt người gọi ở chế độ chờ cho đến khi họ chuyển cuộc gọi. (Người điều hành điện thoại nên thông báo về điều đó)

Quay số điện thoại của người có liên quan để gọi cho người gọi và liên lạc với họ.

Đề cập rằng người có tên liên quan đang ở trên đường dây điện thoại. Xin phép kết nối với người gọi.

Chỉ liên hệ với người gọi nếu bạn được phép.

bảng chữ cái phiên âm

Bảng chữ cái ngữ âm cũng có thể được gọi là một phương pháp kỹ thuật để trả lời các cuộc gọi điện thoại. Điều này đặc biệt xảy ra khi người điều hành điện thoại không thể làm rõ một số thông tin, đặc biệt nếu anh ta nghe thấy những thứ như tên người, tên địa điểm, v.v. Ví dụ: nếu tên John không được nghe rõ, người gọi có thể yêu cầu người điều hành điện thoại đánh vần các chữ cái của tên đó. Nhưng nếu điều đó cần được làm rõ, tên có thể được xác định rõ ràng bằng cách đọc các từ bắt đầu bằng mỗi chữ cái của tên, trong phần giải thích thêm.

J – JULIET

O – OSCAR

H – KHÁCH SẠN

N – THÁNG 11

Một bảng chữ cái ngữ âm mẫu được hiển thị dưới đây. Bạn có thể sử dụng nó bất cứ lúc nào và đi.

Thực hành tốt nhất để xử lý điện thoại trong khách sạn.

Giữ người gọi trong tối đa một phút cho đến khi cuộc gọi được chuyển. Nếu mất nhiều thời gian hơn, hãy lấy tên và số điện thoại của người gọi. Sau đó đưa cho người gọi muốn liên hệ qua đệm mát xa.
Tránh sử dụng lời chào khi trả lời điện thoại (luôn chào hỏi phù hợp với thời gian trong ngày).
Trả lời điện thoại sau ba hồi chuông.
Tránh hút thuốc, uống nước, ăn thức ăn khác, cho kẹo cao su và nói chuyện với người khác trong khi gọi điện thoại.
Sử dụng giọng nói tự nhiên của bạn và nói rõ ràng.
Luôn lịch sự và vui vẻ khi nói chuyện điện thoại.
Được cung cấp đầy đủ thông tin về khách sạn cũng như các thông tin cần thiết khác.
Khi kết thúc cuộc trò chuyện qua điện thoại, hãy cảm ơn người gọi đã gọi cho khách sạn.
Sau cuộc nói chuyện qua điện thoại, hãy nhẹ nhàng đặt ống nghe lên máy.
Sử dụng bảng chữ cái ngữ âm nếu tên hoặc địa danh không rõ ràng trong cuộc trò chuyện qua điện thoại.
Khi trả lời cuộc gọi, hãy trả lời bằng một nụ cười. Làm điều này mở miệng và môi của bạn để phát âm và sử dụng các từ tốt.
Ngồi hoặc đứng thẳng và trả lời cuộc gọi.
Nếu máy bận do có nhiều cuộc gọi, hãy lấy số điện thoại của người gọi rồi nhanh chóng gọi cho họ và cung cấp dịch vụ được yêu cầu.
Vệ sinh điện thoại sạch sẽ mỗi khi bắt đầu ca làm việc. Kiểm tra xem điện thoại có hoạt động không. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, hãy báo cho người giám sát văn phòng phía trước biết.
Nếu một người gọi hỏi về một vị khách trong khách sạn hoặc về số phòng, hãy cẩn thận khi đưa ra. Chỉ cung cấp những chi tiết như vậy khi được sự cho phép của đại lý du lịch hoặc hướng dẫn viên du lịch.
Luôn cầm và nhấc ống nghe điện thoại đúng cách.

Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích cách sử dụng điện thoại trong khách sạn. Để biết thêm về các sự kiện nêu trên hoặc nếu bạn có bất kỳ ý tưởng nào khác, hãy bình luận bên dưới.